FUNGSI MAILMERGE PADA EXCEL

Dalam pengiriman e-mail ataupun undangan kepada banyak orang, seringkali kita mengirimkan informasi dengan template yang sama, namun berbeda pada beberapa bagian sesuai dengan keperluan penerima undangan/e-mail itu sendiri.

Sebagai contoh bila kita ingin mengirimkan surat lembar informasi kelulusan pada suatu seleksi kepada 100 orang peserta yang mendaftar, maka dengan cara manual kita akan sangat kesulitan. Hal ini disebabkan kita perlu membuat 100 halaman sesuai dengan penerima yang ada.

Salah satu fungsi pada Ms. Excel yang dapat membantu untuk menangani hal ini adalah dengan fitur Mail Merge.

Sebelum memulai menggunakan fungsi ini, kita perlu menyiapkan data konten untuk tiap peserta dalam bentuk Excel. Misalkan data yang kita miliki sebagai berikut untuk 14 peserta:

Kemudian pada Ms. Word, siapkan template yang diinginkan. Misalkan:

Pada contoh template di atas ini, kita ingin mengganti <Nama Peserta> dengan Nama (kolom A), <Nama Sekolah> dengan Asal (kolom B) dan <Skor> dengan Skor (kolom C) yang ada pada Excel.

Hal yang perlu dilakukan adalah, klik menu: MAILINGS > SELECT RECIPIENTS > USE AN EXISTING LIST…

Setelah itu, pilihlah file excel yang telah disiapkan sebagai sumber data dan pilihlah Sheet tempat simpan data tsb.

Setelah itu, pilihlah kolom pada Excel yang mewakili nilai yang diinginkan.

Sebagai contoh, perhatikan gambar di bawah ini:

Gantilah <Nama Peserta> dengan Nama, <Nama Sekolah> dengan Asal, <Skor> dengan Skor sehingga didapatkan hasil sebagai berikut:

Untuk mengecek hasilnya, silakan klik Preview Results di sisi kanan atas. Anda dapat juga menggunakan navigasi kiri kanan untuk melihat hasil lainnya (maksimal 14 karena kita hanya memiliki 14 data peserta, sebagaimana ditunjukkan oleh symbol X).

Bila ingin mengirimkan emailnya, silakan klik:

Lalu pilih kolom yang menyatakan e-mail untuk diletakkan pada posisi “TO”.

Lengkapi pula Subject nya 🙂

Notes: Pastikan Anda sudah menginstall Ms. Outlook dan mengkoneksikan email Anda untuk keperluan ini.

Selain itu, Anda juga bisa men-generate menjadi 14 file dengan klik Edit Individual Documents ataupun melakukan pencetakkan dengan Print Documents.